top of page
חיפוש
תמונת הסופר/תיהונתן שלם
11 באוג׳

איך לארגן את המיילים באמצעות מסננים חכמים לפי נושאים וחוקיות

כשמדובר בג'ימייל, או באאוטלוק, קל מאוד להגיע למצב שבו התיבה ״מבולגנת״. כדי לשמור על סדר ולהפוך את ניהול האימייל לקל יותר, ניתן להשתמש במסננים חכמים בג'ימייל כדי לרכז הודעות לפי נושאים וחוקיות.


שלב 1: יצירת מסנן בסיסי

To – Filter emails sent to this email address From – Filter emails sent from this email address Has the word – Filter emails that include certain keywords Subject – Filter emails with a specific keyword in their subject line Date within – Filter emails according to the date you received them Doesn’t have – Filter emails that don’t contain certain keywords Has attachment – Filter emails with attachments Size – Filter emails based on their size
מסנני Gmail הם כלי רב תכליתי יעיל שיכול לעזור לך להשקיע פחות זמן בניהול ההודעות הנכנסות.

הצעד הראשון הוא יצירת מסנן שיזהה את ההודעות הרלוונטיות. ניתן לעשות זאת על ידי חיפוש מילות מפתח שמאפיינות סוגים שונים של מיילים, כמו "חשבונית", "הזמנה", "דו"ח", או כל נושא אחר שחשוב לעקוב ולנהל.

  1. פתחו את ג'ימייל ולחצו על החץ הקטן בשורת החיפוש (הצגת אפשרויות חיפוש).

  2. בחרו באפשרות "מאת" אם אתם מקבלים מיילים מספקים או לקוחות מסוימים.

  3. בשדה ״כולל את המילים", הזן מילות מפתח שמאפיינות את סוג המיילים שאתה רוצה לארגן.

  4. לחצו על "חפש" כדי לוודא שהחיפוש מאתר את ההודעות הנכונות.

  5. כאשר התוצאות עונות על הצרכים שלכם, לחצו על "מסנן חדש".


שלב 2: מיון לפי נושאים


כאשר יש הודעה מתאימה במדויק לקריטריוני החיפוש שהזנת: דילוג על תיבת הדואר הנכנס (העברה לארכיון) סימון כפריט שנקרא סימון בכוכב החלת התווית: העברה לנמענים: הוספת כתובת להעברה מחיקה אין לשלוח פריט זה לדואר הזבל אף פעם שליחת תבנית: אני תמיד רוצה לסמן את זה כחשוב אני אף פעם לא רוצה לסמן את זה כחשוב סווג כ: החלת המסנן גם על שיחות תואמות.
בחר את הפעולה שברצונך ש-Gmail יבצע.

לאחר שהגדרתם מסנן שמאתר סוגי מיילים מסוימים,

תוכלו להוסיף קריטריונים נוספים כדי למיין אותם לפי נושאים או שולחים ספציפיים.

  1. העבר לארכיון/ כסמן נקרא/ כוכב/ מחיקה/ אין לשלוח פריט זה לדואר הזבל אף פעם

  2. בחרו את האפשרות "החלת לתווית" וצור תוויות לפי נושא (לדוגמה: "מיילים מהעבודה", "עדכוני ישב״צ", "חשבוניות 2024-2025") כל מייל שיתקבל מעתה יחול עליו תויות x.

  3. העברה לנמענים: בחירת כתובת…, תוכלו לייצר העתק של המייל אל חשבון מייל אחר (ריכוז חשבוניות)

  4. שליחת תבנית: בחירת תבנית…, תוכלו לייצר אוטמציה לשליחת תשובה על בסיס תבנית מוגדר מראש

  5. החלת המסנן גם על שיחות תואמות. החלה של מסנן זה לפי שיחות תאומות משולח x.


אקסטרה: יצירת חוקיות נוספת

כדי לוודא שכל המיילים הנכונים ייכנסו לתוויות המתאימות, תוכלו לקבוע חוקיות נוספת במסננים. למשל, תוכלו לסנן לפי טווח זמנים, כמות קבצים מצורפים, סוגי קבצים או מילות מפתח ספציפיות שנמצאות בכותרת או בגוף ההודעה. בנוסף תוכלו לסנן את האירועים שנכנסים ללוח שנה שלכם באותה הדרך שהצגתי במאמר זה.

לסיכום

בעזרת מסננים חכמים בג'ימייל, אפשר לארגן את כל סוגי המיילים שלכם במיקום אחד לפי נושאים וחוקיות.

האאוטלוק פועל בצורה זהה לחלוטין! והכי חשוב בדרך הזאת תוכלו לשמור על תיבת דואר מסודרת ונגישה.

64 צפיות0 תגובות

Comentários

bottom of page